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如何为公司上下设计出他们都想看,而且看得懂的统计报表?

2018-2-10 10:55 | 发布者: moke | 栏目:网页设计

又到一年岁末要做各种年终总结汇报的时候,各大平台早已纷纷推出用户的“年度账单”、“年度歌单”、“年度健身数据”等,这些数据迅速地占据了众多人的朋友圈版面,或炫耀、或概叹、或惊讶,通过平台多角度的汇总信息中,用户们似乎重新地认识了自己。

数据的价值在现今互联网时代更愈发得到重视和利用,通过某安全管家的开机提示和内存检测来指导我们如何优化系统;穿戴各式智能设备检测心率步数来衡量身体是否健康;累积各项消费记录及资金流转情况来描绘自己的理财习惯……我们身边的数据不是太少,而是太多了,多到能让人视而不见。

公司的内部系统中,诸如OA、ERP、CRM、BI、E-HR等都积累了大量员工的真实工作数据和个人档案,如何运用好这部分海量信息以提炼出有价值的内容,并向目标用户进行有效的传达,让全公司上下得到一次全面的“体检”,得到一次更好认识自我的机会,下面笔者将自身的工作过程中总结的经验心得与大家分享。

设计目的

如何去评价一个人的工作成果?评价报告里标记“优秀”、“良好”的依据又是从何而来?同理,如何判断公司里的运营情况是否正常?单凭感觉的说“好”或“不好”,怎样才算好,怎样才算不好?缺乏统一的指标和明确的单位,在分析评价上似乎只能给人一种模棱两可的感觉。而内部系统的使用正是给予我们一个可量化的数据基础,将个人行为和公司经营行为描绘出一个精准的图谱。

  • 张三在过去的一年里共迟到4次,旷工3天,出勤率为98%;
  • 李四在2017年第一季度共接待顾客200人,其中160人达成了交易,交易总额为100万,在26位销售人员中排行第7;
  • 行政部门在2月份共使用行政经费1000元,其中办公文具费用占比60%,同比下降12%;
  • 全公司本年度入职人员为25人,离职人员36人,其中开发部门人员流动率为52%,其中Java工程师平均在岗时长为7个月……

业务统计是一个自上而下的需求过程,投资人需要了解公司的经营情况,老板需要了解各部门的业绩数据,管理层需要了解下属的工作状态,员工需要了解自己的绩效评分。相比起上面提到的各种年度账单,这部分与公司全体利益直接相关而又每日接触到的数据,更能挑拨上下人员的神经。一份好的统计报表,犹如X光机一般透视出公司全体各种成绩和弊病。

设计原则

1.找准目标群体需求

这点作为一名合格的产品人员则无须过多解释,为不同的人呈现不同的数据,做到真正的各取所需,避免洋洋洒洒的放出一大堆报表,但可看或有用的却寥寥无几。以下是我汇总的几种常用的报表需求分析方法:

  • 以层级划分:管理人员关心公司部门各种经营统计的汇总,普通员工则关心更多个人切身相关的绩效考勤情况。

个人报表中常见的信息

  • 以部门划分:财务部门着重费用统计信息(报销费用/借款记录/税费支出),人力部门着重人事变动信息(出勤情况/人员流动情况);总经办着重项目管理信息(项目进度/流程监控);销售部着重供应链信息(库存/订单/销售额)……
  • 以时间划分:变动频率高的数据需要以日报统计,部分经营信息因其业务特性需要按月、季或年为单位去统计

2.使用合适的表达方式

数据可视化是现在最时兴的方式,各式智能报表也将用户从繁多枯燥的数据中解放出来,读图时代里,把一份数据统计转换成报表由原来的一门技术转变为一门艺术。

举个例子,每次体检完,我拿着各项检测单的时候也是一脸懵逼,受限于专业知识和理解能力,表格上的专业名词和检测数值像是天书一般的存在,看得一头雾水也没能明白其个中含义,最后只能再去咨询专业的医生为自己逐一解读,这样一来二往加大了沟通成本,亦留下了不好的用户体验。

大家没闲工夫的去从一份数据浩如烟海的报表中寻找自己感兴趣的信息,尤其是老板们的时间非常值钱,所以应该提炼关键数值,归纳出重要观点,并加以图表辅助,让用户以更直观的方式去接受。结合一些笔者曾经设计过的案例与大家一同分享:

  • 将常用名词、抽象概念使用恰当的图标展示,用不同的颜色块区分数据的层次,避免长篇大论的文字和罗列海量数据,灵活使用图表(如柱状图/饼图/雷达图等)或添加前端的动效,必要地方要添加注释和公式说明,让报表“说人话”,增加报表可读性

  • 拟物化表达,将数据变成用户平时生活中可感的方式展示出来,方便用户快速理解内容。例如使用使用蓄水球来展示手机剩余数据流量,干涸充盈代表剩余情况;使用仪表盘显示速度,利用固定刻度呈现变化情况;使用色谱表示企业现金流余额,通过不同颜色定位到具体情况;使用小人符号代表会议室使用情况,凭数量多寡判断其利用率……

  • 打破信息孤立,引入信息比较,通过对比去衡量指标成色。此处包括同种数据的自身同比、环比,例如张三在2017年3月份的销售额与其2016年3月份及2017年4月份的数据进行比对;亦包括同种数据的跨组织单位对比,例如全公司各部门之间的报销费用对比,部门中各人员的绩效分数对比。

结语

无论是面向对象是To B或To C,展示终端是PC端或移动端的统计报表,前提都是拥有并能充分利用各种系统收集的“大数据”。它们是公司经营过程最直接的反映,但大多数公司缺乏原始积累,一开始设计时没有专门收集此类信息,或不懂利用,令其一直沉睡在数据库中。

虽然统计报表只能作为一个辅助模块依附于各大系统中,但其蕴含的价值是不容小觑的。它们也许是淹没在信息流中不起眼的灰姑娘,正等待我们用南瓜车和玻璃鞋去为其点缀,帮助它们完成一次华丽转身,在让其焕发青春活力的同时,亦擦亮我们用以辨别是非的眼睛。

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